ניהול לידים הוא התהליך שמתחיל עם קבלת הפנייה וכולל בין היתר קליטה, שיוך מקור, יצירת קשר, תיעוד סטטוס, Follow-up, קביעת ייעוץ ומעקב אחר התוצאה.

יצירת לידים מתמקדת בהבאת פניות באמצעות קמפיינים ונכסים דיגיטליים. ניהול לידים מתייחס למה שקורה לאחר שהפנייה כבר התקבלה במרפאה.

הצורך תלוי בהיקף הפעילות ובמורכבות התהליך, אך כאשר מתקבלות פניות ממספר מקורות, מערכת מסודרת יכולה לסייע בתיעוד, אחריות, מעקב וניתוח של תהליך הלידים.

מומלץ להגדיר מראש תהליך עבודה מסודר לפניות שלא נוצר איתן קשר, במקום להשאיר את ההחלטה לכל נציג בנפרד. התהליך צריך להתאים למדיניות ולמערכות של המרפאה.

בהתאם למסלול הפנייה ולמערכות שבהן משתמשים, ניתן להיעזר בין היתר בפרמטרים של קמפיינים, UTM, טפסים, אירועי המרה, CRM וכלי מדידה כדי לשמור מידע על מקור הפנייה.

במקום להסתמך רק על תחושה, ניתן להגדיר סטטוסים וסיבות סגירה אחידות ולבדוק כמה פניות היו רלוונטיות, עם כמה נוצר קשר, כמה קבעו ייעוץ ומה קרה בהמשך.

CPL הוא מדד חשוב, אבל הוא אינו משקף לבדו את איכות הפניות או את מה שקרה לאחר קבלתן. כאשר הנתונים זמינים, כדאי לבחון גם מדדים בשלבים מתקדמים יותר במשפך.

צוות הקבלה אחראי על חלק משמעותי מהתהליך לאחר קבלת הפנייה. אופן הטיפול, התיעוד והמעקב משפיעים על היכולת להבין מה קרה ללידים שנוצרו מהפעילות השיווקית.

במקרים מסוימים ניתן לבנות חיבורים בין מערכות השיווק, כלי המדידה וה-CRM, בהתאם למערכות שבהן המרפאה משתמשת, ההרשאות, סוגי ההמרות והדרישות הטכניות והפרטיות הרלוונטיות.

בבחירת ספק כדאי לבדוק לא רק ניסיון ביצירת לידים, אלא גם הבנה של Tracking, CRM, מסע המטופל והקשר בין פעילות השיווק לצוות המרפאה. קידום דנטלי מתמקדת בשיווק מרפאות שיניים ומחברת בין קמפיינים, נכסים דיגיטליים, ניהול לידים, מדידה ואופטימיזציה.